1
背景
1.1
费控报销面临的问题和困难
- 2020年3月23日起，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求电子发票等电子会计凭证报销，财务必须同时留存原始的电子会计凭证文件，实际执行起来难度非常大；
- 费用报销收到的电子发票越来越多，目前通过会计人员辅助国税官网识别，发票核验工作量大，容易出现错票，重票的问题；
- 传统报销模式，人员操作复杂，财务后端核验难，预算、费用标准无法自动进行核验，发票无法自动进行比对是否重复、真伪，无法自动归集电子发票的原始文件，数据无法自动归集，一线操作难度大，财务后端处理难，抱怨多；
- 虽然有完整的报销制度，但超标、超预算的支出无法做到及时响应，无法做到事前、事中的管控，最终只是财务在统计核对预算等，所做的预算和费控无法真实落地；
- 财务在收到付款/报销后需要人工核验票据的合规性，零碎、繁琐、工作量大；
- 出纳在支付环节，支付工作量较大，无法直接进行系统内的支付；
- 财务手工誊抄报销凭证，手工录入记账凭证，工作量巨大。
1.2
信息技术发展已经可以有效解决上述困难
随着“互联网+”深入方方面面、以及OCR、人工智能、大数据技术的成熟，智能手机的完全普及，已经可以更加智慧、更加高效、更加互联的方式来通过费控报销管理业务将财务管理和业务管理有机的自动高效地连接在一起，构建智慧化的费控报销解决方案。
因此充分借助新的互联网技术、构建新型敏捷高效的智慧费控报销系统将会为落实全面费控制度，规范收支运行管理，强化预算约束，提高费控报销管理效率奠定有力的支撑力量。
2
费控报销系统建议目标方案
通过以下几个方面建立一套涵盖“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能的智慧费控报销系统，完成预算--订购--报销--支付--凭证全面自动化处理的新型敏捷智慧费控报销系统，构建完整的事前、事中、事后的透明财务费控报销管理体系。
2.1
构建预算管理闭环
平台可以按照自上而下、自下而上、独立编制等方式编制预算，支持刚性、柔性、弹性管理方式。
2.2
一部手机搞定报销流程
提供费用的事前申请及管理，支持手机、Ipad等移动端审批；构建借还款的全流程管理；提供PC端报销填单、审批、冲销借款、费用标准控制等，解决出差垫款、报销难等问题。借助手机摄像头和最新的OCR智能识别技术实现最大化的自动填报，免去人工填报的繁琐。借助留存的电子数据实现自动比对票据（尤其是电子票据）真伪、是否被重复使用和报销，解决财务人工核验票据的繁琐。
2.3
连接消费预定场景
针对因公务发生出差的火车票、酒店、机票等消费场景实现与差旅申请的全面打通、并且实现预定时刻既为预定人判别是否超标、避免在事后报销环节因超标而无法处理。同时借助与差旅申请的打通实现完整的内控闭环，可以大大缩减后续的报销流程，减少差旅报销工作。
2.4
台账、报表确保费用留痕
支持发票台账、借款台账等管理；各种费控相关的报表：预算执行表、费用汇总表等，都可以按各类科目、部门、项目等不同维度，进行相应的报表管理。
2.5
单据自动生成凭证
实现电子报销流程的同时，其产生的电子单据自动生成预制凭证即时同步到财务系统，一键生成正式财务凭证，大大减轻财务工作量。
2.6
电子票据原始文件的存储
实现满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对于电子会计凭证电子存档的要求，让财务工作更加合规；同时提供财务随时可查阅获取电子会计凭证文件，以及快速获取相应报销单据及审批流程的能力。
3
建费控报销系统的价值和意义
3.1
管理于无形中，服务于温馨中
把提供优质服务作为内控落地的强力助推器，充分利用“互联网+”管理模式，通过“键盘服务”或“指尖服务”实现经济活动的管控。以日常差旅费报销为例，管控点为3个环节：1.公务出差审批；2.经费预算控制；3.经费报销审批。相关人员只需拿起手机登录平台，点击“差旅报销”，从提出公务出差申请开始一键关联到商旅平台，自动对应职位级别匹配标准购买车票（飞机票）、订酒店和享受差旅补贴，以及线上领导签批，完成差旅经费报销全过程，实现“管理于无形中，服务于温馨中”。
3.2
降费增效，透明管理
围绕费用预算、标准、支出等确定合理有效的控制策略。同时梳理费用支出的控制流程，建立更多的基于业务和活动的事前控制流程，强化业务领导和财务领导对于业务和活动事项的审批控制。
在功能上深度集成，实现与财务管控的高度融合，从预算--订购--报销--支付--凭证全面自动化处理，极大地提高了财务办公效率，并实现全程费控、智能分析。利用预算及实时管控推进控费工作。
【增效】
智能填报，节省75%的报销时间，提升工作效率，减少重复低频工作。
移动审批，实时可审批单据，提升审批效率，降低人工催办沟通成本。
【降费】
根据实践，将降低费用成本，实时了解每笔花费，有效杜绝计划外的支出，大大节省日常与差旅费用支出成本。
【管理】
100%提高报销规范，大幅度降低人工沟通成本，提供一套完善的报销管理与费控体系，加强政策执行力。
【透明】
透明的费用标准自动执行控制落地、透明的数据报表为决策人提供前瞻性的数据，通过重要的指标来制定决策和推动改进。
4
易快报产品价值
4.1
管理者视角：
- 易快报可与钉钉、企业微信、飞书、泛微等办公系统对接，管理者可使用其客户端（或易快报客户端）审批单据，并使用电子签名
- 管理者在易快报中可授权其他人代为报销，全流程清晰透明
- 管理者可随时随地查看数据报表，了解公司、部门、个人、项目等费用支出情况，以数据为依据，及时对公司的费用管理进行调整
- 易快报商城提供员工消费行为分析，管理者可及时调整商城消费的管控制度，达到节省成本的目的
4.2
财务视角：
- 在易快报中预设费用标准，通过系统对员工报销的费用进行强/弱管控——费用超标无法提交报销 或 上级领导审批通过后即可报销
- 使用易快报进行预算管理，可编制部门、个人、项目、费用类型等多维度的预算，将预算管理触达到最末节
- 可进行费用的分摊管理——部门、个人、项目
- 易快报可对发票进行智能的验真查重处理，避免错票、重复发票的出现，确保提交给财务人员的发票全部准确无误，财务人员无需手动核验发票信息
- 财务人员可使用易快报的“发票复核”功能，批量对收到的发票与报销单中的数据进行自动复核处理
- 易快报自动将发票金额进行价税分离处理，财务人员无需手动整理发票税额的计算，并借助“发票认证抵扣”功能，可快速完成发票的认证抵扣工作
- 易快报支持发票的预览、下载，并兼容PDF、OFD格式的电子发票，财务人员可通过易快报进行发票的管理，无需手动创建发票台账
- 当项目合同审批完成后，易快报可自动创建项目台账、供应商台账等，财务人员通过台账及时了解项目的费用支出情况、或对供应商进行管理
- 借助易快报多维报表，财务可及时了解公司的费用支出情况，及时将信息同步给管理者
- 易快报提供便捷的自动对账结算能力，财务人员可在线进行供应商的对账结算，同时，易快报商城提供统一开票服务，极大节省了财务人员的发票整理工作量
- 易快报通过银企联、支付宝等支付渠道的对接，单据的支付数据可自动同步至支付平台，财务人员只需复核信息并操作付款，付款成功后，银行回单24小时自动回传至易快报，并与对应的单据进行关联
- 易快报实现了与全球主流的财务系统无缝对接，可自动生成记账凭证，同时，单据中的附件自动关联凭证，在财务系统中可对会计凭证进行管理
4.3
信息管理者视角：
- 易快报是云saas系统，无需客户安排信息化人员进行系统、服务器等的维护，节省人员和硬件成本
- 易快报提供标准化API接口，可与各类型的异构系统对接，实现数据的互联互通
- 易快报采用异地异机的备份及容灾，与公有云容灾方案互补，保证数据存储的安全稳定
- 易快报采用DDoS防护、Web应用防火墙、主机漏洞安全防护三位一体的安全防护措施，保证网络、数据、主机的安全
- 易快报采用AES 256的数据加密方式，保证数据传输安全、防篡改
- 易快报已获得ISO27001、诺顿安全、信息安全等级保护（三级）认证
- 易快报采用最新的微服务架构，系统稳定且支持热升级
- 易快报使用Kubernetes集群管理业务容器服务，根据业务负载自动伸缩、服务自愈、硬件故障自动迁移
4.4
行政人员视角（侧重商城）：
- 合思商城提供飞机、火车、住宿、餐饮、打车以及企业机构团队服务六大企业消费场景下的服务对接，聚合多家差旅公司及OTA资源，无需多平台对接
- 申请单事前管控，差旅过程超标、改签、退票等多维度事中管控，员工按照差旅标准自行完成订票操作，减少行政人员的订票工作压力
- 根据企业情况设置审批流，线上完成所有审批，无需线下审批，提升审批效率
- 系统自动推荐低价航班，优质低价展示，价格透明，快速匹配到最优产品
- 7*24小时无休客服团队，帮助解决差旅过程中所有问题，无需行政人员操作处理
- 差旅发票统一由合思商城开具，员工无需索要发票，行政人员无需收取发票，减少工作量避免发票丢失造成的差旅损失
- 丰富实用的差旅分析报告，数据深度分析挖掘，集成数据中心，可直接下载，为提升优化差旅方案提出直接可行性数据指导
4.5
员工视角：
- 员工在易快报商城上的消费，费用由公司账户支付，无需员工个人垫资
- 员工提交报销时，可自动关联商城订单，无需员工手工录入订单信息、无需提交发票（商城统一开票）
- 员工报销非商城消费时，可通过多种方式录入发票数据——发票智能拍照、微信/支付宝卡包导入、发票上传、手工录入，同时，系统对录入的发票进行智能的验真查重，避免员工录入错误或重复发票、导致后续再修正报销信息的情况出现
